Word hay Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản được dùng phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này mang lại cho người dùng rất nhiều công cụ hữu ích để soạn thảo văn bản, đặc biệt là đối với sinh viên hay nhân viên văn phòng. Trong bài viết hôm nay, Trang thủ thuật sẽ hướng dẫn các bạn cách chia cột trong Word đơn giản nhất.
Tìm hiểu khái quát về tính năng chia cột trong Word
Chia cột trong Word là gì?
Chia cột là một công cụ rất hữu ích trong Word cho phép người soạn thảo tách một đoạn văn bản thành hai hay nhiều cột. Với tính năng này, bạn có thể lựa chọn số cột để tách, chia cột đều nhau cũng như lựa chọn khoảng cách, kích thước giữa các cột.
Tất cả các phiên bản của Microsoft Word đều có công cụ này.
Mục đích của chia cột trong soạn thảo văn bản là gì?
Chia cột trong Word từ lâu đã trở nên rất hữu dụng đối với người soạn thảo văn bản, đặc biệt là các bạn học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng. Chia cột nhằm tạo thêm tính thẩm mỹ cho văn bản, giúp người đọc dễ tiếp thu và ghi nhớ đối với các đoạn văn dài. Trong một vài trường hợp như in sách, truyện, ấn phẩm hay công văn, chia cột còn có tác dụng giúp đoạn văn phù hợp với trang giấy, nội dung quan trọng sẽ không bị tách rời và nằm cùng một trang.
Hướng dẫn cách chia cột trong Word
Đối với các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019, thao tác chia cột không có sự khác biệt rõ ràng cũng như rất đơn giản.
Cách chia cột cơ bản
Word 2003
Đối với phiên bản này, cách chia cột cho văn bản hơi khác so với những phiên bản còn lại, có thể là do giao diện của Word 2003 còn khá cũ.
Bước 1: Bạn bôi đen phần văn bản cần chia cột hoặc nếu chia tất cả văn bản, bạn có thể bấm tổ hợp phím Ctrl + A
Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn hãy chọn Format > Columns.
Bước 3: Cửa sổ của Columns hiện ra, tại đây bạn có thể lựa chọn số cột mình muốn vào Number Of Columns
Bước 4: Tại phần Apply to, bạn hãy chọn Selected text
Các tính năng còn lại trong hộp thoại mình sẽ giới thiệu ở phần sau nhé!
Word 2007 đến phiên bản hiện tại
Với phiên bản Word 2007 và các phiên bản sau đó nữa, bạn có thể chia cột trước và soạn thảo văn bản sau hoặc ngược lại.
Để chia cột trước sau đó soạn thảo văn bản, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Page Layout chọn Columns
Bước 2: Chọn số cột được đề xuất hoặc vào More Columns sau đó nhập số cột mình muốn chia tại ô Number Of Columns sau đó nhấn OK
Bước 3: Nhập văn bản. Lúc này khi bạn gõ văn bản sẽ tự động chia cột.
Ngược lại, nếu muốn nhập văn bản trước rồi chia cột sau, bạn cần bôi đen đoạn văn bản sau đó thực hiện các bước bên trên
Đối với các phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019 đều thao tác tương tự. Tuy nhiên, ở những phiên bản gần đây, công cụ Page Layout đã đổi tên thành Layout nhưng những tính năng vẫn không thay đổi.
Một số tính năng nâng cao khi chia cột
Cách chia 2 cột bằng nhau
- Bước 1: Đi chuyển chuột vào đầu đoạn văn bản cần chuyển thành một cột kế bên.
- Bước 2: Vào Page Layout (Layout) chọn Breaks sau đó chọn Columns
Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để thao tác nhanh.
Cách chia hai cột trái hoặc phải không đều nhau
Tính năng chia cột này giúp bạn nhấn mạnh nội dung chính sẽ nằm bên cột nào và giúp người đọc chú ý đến chúng nhiều hơn. Cách làm như sau:
Bước 1: Thực hiện chia cột bằng cách vào Page Layout > Columns > More Columns. Cửa sổ Columns xuất hiện.
Bước 2: Tại Preset sẽ có các lựa chọn gồm:
- One: Dùng nhập văn bản thành 1 cột duy nhất
- Two: Tách văn bản thành 2 cột bằng nhau.
- Three: Tách văn bản thành 3 cột bằng nhau.
- Left: Tách văn bản thành 2 cột không bằng nhau, lúc này cột bên trái sẽ nhỏ hơn cột bên phải.
- Right: Tách văn bản thành 2 cột không bằng nhau, lúc này cột bên trái sẽ lớn hơn cột bên phải.
Bạn có thể lựa chọn Left hoặc Right tùy vào mong muốn của mình.
Bước 3: Nhấn OK
Cách thêm đường kẻ giữa các cột văn bản
Việc thêm đường kẻ giữa các cột văn bản giúp người đọc định hình văn bản tốt hơn đối với những đoạn văn dài. Cách làm như sau:
- Bước 1: Vào Page Layout > Columns > More Columns. Cửa sổ Columns xuất hiện.
- Bước 2: Lựa chọn số cột tại ô Number Of Columns hoặc nếu bạn đã chia cột trước đó thì có thể bỏ qua bước này.
- Bước 3: Click vào ô Line Between phía bên phải cửa sổ sau đó nhấn OK
Sau khi làm xong, văn bản của bạn sẽ giống như hình dưới đây.
Tùy chỉnh chiều rộng và khoảng cách giữa các cột
Sau khi đã chia cột, bạn hãy thực hiện các bước sau để tùy chỉnh khoảng cách và chiều rộng của cột
Bước 1: Chọn cột bạn muốn tùy chỉnh bằng cách bôi đen
Bước 2: Vào Page Layout > Columns > More Columns. Cửa sổ Columns xuất hiện.
Bước 3: Bỏ dấu tick tại Equal column width
Bước 4: Tùy chỉnh kích thước mà bạn muốn
Trong đó:
- Width: Chiều rộng
- Spacing: Khoảng cách
- Col: Số cột bạn đã lựa chọn
Bước 5: Nhấn OK
Tùy chỉnh đối tượng chia cột
Bạn có thể lựa chọn đối tượng để áp dụng chia cột tại phần Apply to. Sau khi đã tùy chỉnh các tính năng trên, tại phần Apply to sẽ cho bạn 3 lựa chọn gồm:
- Whole document: Chia cột cho toàn bộ văn bản có trong file word
- This point forward: Chia cột từ điểm đặt con trỏ chuột cho đến hết phần còn lại của văn bản có trong file word.
- Selected text: Chia cột cho một vài đoạn văn đã được chọn bằng cách bôi đen.
Nhờ có Microsoft Word mà công việc soạn thảo văn bản của bạn đã trở nên dễ dàng dàng hơn. Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách để sử dụng công cụ chia cột trong Word. Chúc bạn thành công nhé!